POLÍTICA DE REGISTROS E CONTROLES CONTÁBEIS DA ENGEMIL

1. Objetivo

A presente política define as regras e procedimentos relativos aos registros e controles contábeis da ENGEMIL ENGENHARIA, com vistas à conformidade com a legislação e com as boas práticas convencionalmente adotadas.

2. Abrangência

2.1. A presente política deve ser observada por todos os membros da diretoria e pelos colaboradores da ENGEMIL ENGENHARIA.

3. Registros contábeis

3.1. A ENGEMIL ENGENHARIA estabelecerá procedimentos eficazes para os registros contábeis, de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, de modo que estas reflitam, de forma completa e precisa, todas as transações realizadas na Empresa, independentemente dos valores envolvidos.

3.2. Os registros contábeis da ENGEMIL ENGENHARIA deverão ser feitos e mantidos de forma detalhada, em ordem cronológica de dia, mês e ano, com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas.

3.3. Os registros contábeis serão realizados com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis, permitindo refletir, com precisão, todas as transações comerciais e atividades de pagamento, inclusive as de baixo valor, com informações que incluam sua finalidade, natureza da transação financeira e a justificativa.

3.4. Os registros contábeis não deverão conter descrições genéricas, sendo que a terminologia registrada deve expressar o real significado da transação.

3.5. Todas as transações deverão ser registradas dentro do período em que ocorrerem.

4. Controles internos contábeis

4.1. Os controles internos contábeis da ENGEMIL ENGENHARIA deverão ser capazes de:

1. a) salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais;
2. b) dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente;
3. c) propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada;
4. d) estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas;
5. e) contribuir para a promoção da eficiência operacional da ENGEMIL ENGENHARIA;
6. f) auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações.

4.2. A ENGEMIL ENGENHARIA adotará controles internos contábeis que incluam a segregação de funções e sistema de aprovações internas.

4.2.1. A segregação de funções refere-se à realização das atividades de operacionalização, contabilização e custódia de ativos de forma independente.

4.2.2. O sistema de aprovações internas deve ser implantado com base em valores, riscos envolvidos e estrutura hierárquica interna.

4.3. A documentação contábil da ENGEMIL ENGENHARIA, que compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam a escrituração, devem ser devidamente armazenados, conforme prevê a legislação vigente.

4.4. É restrito o uso de dinheiro em espécie para pagamento de valores.

4.4.1. Com relação a pagamentos com dinheiro em espécie, será estabelecido anualmente, por ato da diretoria e Comitê de Ética e Conduta, limite para desembolso do caixa pequeno, que somente poderá ser utilizado para o pagamento de pequenas despesas.

4.4.2. Os pagamentos com dinheiro em espécie devem ser devidamente registrados, por meio de formulário próprio, com todas as informações pertinentes, incluindo data, finalidade, funcionário e número de controle e documentação suporte.

4.5. Os ativos registrados devem ser periodicamente confrontados com os ativos existentes, devendo quaisquer distorções e diferenças ser prontamente corrigidas

4.6. A ENGEMIL ENGENHARIA realizará auditorias internas, com a finalidade de testar os controles internos e identificar red flags de fraudes, corrupção, erros, desvios e distorções dos registros e controles contábeis.

4.6.1. Ao final da auditoria, deverá ser elaborado relatório com as conclusões finais, sugestões de medidas corretivas ou de criação de controles específicos.

4.6.2. As propostas que tratam o item antecedente deverão ser submetidas a parecer da alta diretoria.

4.6.3. É recomendável que as pessoas responsáveis por auditorias internas na ENGEMIL ENGENHARIA sejam periodicamente substituídas.

5. Descumprimento e responsabilização

5.1. A violação desta política ensejará a aplicação das penalidades previstas na Política de Medidas Disciplinares, conforme seja decidido pelo Comitê de Ética e Conduta, consideradas as circunstâncias do caso e a gravidade do caso.

5.2. Qualquer tentativa de ocultar ou dissimular recebimentos ou pagamentos, em realidade não tenham ocorrido, também acarretará a aplicação de medidas disciplinares e a responsabilização civil, administrativa e criminal do responsável.

6. Dúvidas e Denúncias

6.1. A ENGEMIL ENGENHARIA dará ampla divulgação dos meios pelos quais possam ser encaminhadas dúvidas ou denúncias.

6.2. Em casos de dúvidas, os colaboradores são encorajados a formular perguntas relacionadas às políticas de compliance da ENGEMIL ENGENHARIA, dirigidas ao Comitê de Ética e Conduta, ou, ainda, acessando link de internet a ser disponibilizado para acesso geral.